Lookup statt Tippen
Objekt, Wohnung und Mieter werden im Formular aus Ihrer Datenbank gesucht und übernommen, kein Abtippen, keine Zahlendreher.
Integration
Schnittstellen: an Ihre Datenbank angebunden, nicht an ein Ökosystem
Eine Übergabe-App, die ihre Daten nicht kennt, verlagert das Abtippen nur vom Papier aufs Tablet. Entscheidend ist der Zugriff auf Ihren vorhandenen Datenbestand, herstellerunabhängig.
- Lookup direkt aus Oracle, MS SQL und MySQL
- Anmeldung über Active Directory / SSO
- Keine Bindung an eine bestimmte Verwaltungssoftware
- Rückfluss der Protokolle als PDF und Excel-Export
- Betrieb On-Premise oder Online
- Formularlogik greift auf Ihre Stammdaten zu
Technische Eckdaten
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unterstützte Datenbanksysteme: Oracle, MS SQL, MySQL
AD / SSO
Anmeldung über Ihr bestehendes Verzeichnis
100 %
Daten im eigenen Haus bei On-Premise-Betrieb
Warum die Datenbankanbindung der eigentliche Unterschied ist
Formular-Apps gibt es viele, und die meisten können Fotos aufnehmen und Unterschriften erfassen. Der Unterschied zeigt sich erst im dritten Schritt: Woher kommen die Daten, und wohin gehen sie zurück?
Ohne Anbindung tippt der Verwalter vor Ort Adresse, Wohnungsnummer und Mietername ins Tablet. Das ist derselbe Aufwand wie auf Papier, nur mit besserer Schrift, und dieselbe Fehlerquelle. Am Ende liegt ein PDF vor, das jemand händisch in die Mietakte einsortieren muss.
Mit Anbindung wählt der Verwalter das Objekt aus einer Liste, die aus Ihrem Bestandssystem kommt. Mieterdaten sind vorbelegt, die Wohnung ist eindeutig identifiziert, und das fertige Protokoll läuft strukturiert zurück. Das ist der Punkt, an dem digitale Erfassung tatsächlich Aufwand spart statt ihn nur zu verschieben.
Unterstützte Datenbanken
Die Lookup-Funktion greift direkt auf gängige relationale Datenbanken zu:
- Oracle, verbreitet in größeren Wohnungsunternehmen und bei etablierten ERP-Systemen
- Microsoft SQL Server. Standard in vielen mittelständischen Verwaltungen
- MySQL, häufig bei webbasierten und kleineren Systemen
Der Zugriff erfolgt lesend auf definierte Sichten oder Tabellen. Welche Felder übernommen werden, legen Sie fest, üblicherweise Objektbezeichnung, Adresse, Wohnungsnummer, Lage, Mietername und Vertragsdaten.
Weil die Anbindung auf Datenbankebene stattfindet, ist sie nicht an eine bestimmte Verwaltungssoftware gebunden. Entscheidend ist, dass Sie Zugriff auf Ihre eigene Datenbank haben, nicht, welches Produkt darauf aufsetzt.
Anmeldung über Active Directory und SSO
Eine separate Benutzerverwaltung ist in der Praxis eine Fehlerquelle: Konten werden angelegt und nach dem Ausscheiden von Mitarbeitern vergessen. Genau deshalb lässt sich die Anmeldung an Ihr bestehendes Verzeichnis koppeln.
Mitarbeiter melden sich mit ihren gewohnten Zugangsdaten an. Berechtigungen folgen den Gruppen, die Sie ohnehin pflegen. Und wenn ein Konto deaktiviert wird, ist damit auch der Zugriff auf Protokolle und Mieterdaten beendet, ohne dass jemand daran denken muss.
Für Verwaltungen mit externen Dienstleistern, etwa Hausmeisterdiensten, lässt sich der Zugriff entsprechend eingrenzen.
Was aus der App zurückkommt
Der Rückweg ist genauso wichtig wie der Hinweg. Abgeschlossene Protokolle stehen in zwei Formen zur Verfügung.
Das PDF ist das Dokument für Mieter, Akte und Archiv, mit allen Angaben, Fotos und Unterschriften in der endgültigen Fassung. Es wird automatisch erzeugt und verteilt.
Der Excel-Export liefert dieselben Inhalte als auswertbare Daten. Damit lassen sich Fragen beantworten, die aus PDFs heraus nicht zu beantworten sind: Wie viele Übergaben liefen im Quartal, welche Mängelarten treten gehäuft auf, wie lange dauert eine Abnahme im Durchschnitt.
Genau dieser Punkt unterscheidet Dokumentation von Datenerfassung. Ein PDF-Archiv beantwortet keine Fragen. Strukturierte Daten schon.
Was die Anbindung konkret bringt
Zentrale Benutzerverwaltung
Anmeldung über Active Directory oder SSO. Wer das Unternehmen verlässt, verliert den Zugang mit dem Konto.
Strukturierter Rückfluss
Protokolle kommen nicht nur als PDF zurück, sondern auch als auswertbare Daten per Excel-Export.
Herstellerunabhängig
Die Anbindung erfolgt über die Datenbank, nicht über ein proprietäres Modul. Ein Wechsel der Verwaltungssoftware zwingt Sie nicht zum Systemwechsel.
Datengesteuerte Formulare
Auswahllisten und Vorbelegungen speisen sich aus Ihren Stammdaten statt aus gepflegten Kopien.
Verschlüsselte Übertragung
Der Datenaustausch zwischen Gerät und Server erfolgt verschlüsselt, unabhängig von der Betriebsart.
Häufige Fragen
Brauchen wir eine bestimmte Verwaltungssoftware?
Nein. Die Anbindung erfolgt über die Datenbank, nicht über ein Modul einer bestimmten Software. Voraussetzung ist lesender Zugriff auf Ihren Datenbestand in Oracle, MS SQL oder MySQL. Welches Produkt darauf aufsetzt, ist für die Anbindung zweitrangig.
Schreibt eMODAT in unsere Datenbank zurück?
Der Lookup erfolgt lesend. Wie die fertigen Protokolle in Ihre Systeme zurückfließen, als PDF in die Mietakte, als Datenexport oder über einen abgestimmten Weg, klären wir bei der Einrichtung. So bleibt Ihr führendes System führend.
Funktioniert die Lookup-Funktion auch offline?
Für die Erfassung ist keine Verbindung nötig; erfasste Daten werden lokal gespeichert und später synchronisiert. Ein Live-Lookup gegen die Datenbank setzt naturgemäß eine Verbindung voraus, deshalb werden die benötigten Stammdaten vor dem Termin auf das Gerät geladen.
Ist die Lookup-Funktion in jedem Paket enthalten?
Die Lookup-Funktion ist Bestandteil der Ultimate-Edition und der On-Premise-Variante. In den kleineren Paketen ist sie nicht enthalten.
Wir schauen uns Ihre Umgebung an
Welche Datenbank, welche Felder, welcher Anmeldeweg, das klären wir in einem kurzen technischen Gespräch, bevor irgendetwas installiert wird.