Übergabeprotokolle für Hausverwaltungen, ohne Nacharbeit im Büro

Fragt man Verwalter nach dem Aufwand einer Wohnungsübergabe, nennen die meisten die Dauer des Termins. Die eigentliche Zeit geht aber danach verloren.

Das Papierformular wird im Büro abgetippt oder eingescannt. Die Fotos liegen auf dem Diensthandy und müssen den Einträgen zugeordnet werden, bei zehn Mängeln und vierzig Bildern ist das Rätselraten. Das Protokoll wandert in die Mietakte, die festgestellten Mängel müssen separat beauftragt und nachverfolgt werden. Und wenn der Kollege im Urlaub ist, weiß niemand, welche Vorgänge offen sind.

Diese Nachbereitung ist der Teil, der sich nicht skalieren lässt. Wer die Zahl der Wechsel verdoppelt, verdoppelt den Büroaufwand, es sei denn, das Protokoll entsteht bereits vor Ort in seiner endgültigen Form.

Der wichtigste Unterschied zu einer reinen Formular-App ist die Anbindung an Ihren Datenbestand. Objekte, Wohnungen und Mieter werden per Lookup direkt aus Ihrer Datenbank gezogen, unterstützt werden unter anderem Oracle, MS SQL und MySQL.

Das hat zwei Effekte. Erstens wird vor Ort nichts abgetippt, was bereits im System steht, keine falschen Wohnungsnummern, keine Zahlendreher in der Adresse. Zweitens laufen die fertigen Protokolle strukturiert zurück, statt als PDF-Anhang in einem Ordner zu landen.

Die Anmeldung erfolgt auf Wunsch über Active Directory oder SSO, sodass keine separate Benutzerverwaltung entsteht. Wer das Haus verlässt, verliert den Zugang mit dem AD-Konto, ohne dass jemand daran denken muss.

Ein Wohnungswechsel ist kein einzelner Termin, sondern eine Kette: Vorabnahme, Auszug, gegebenenfalls Instandsetzung, Einzug des Nachmieters. Jeder Schritt erzeugt Dokumentation, und jeder Schritt hängt vom vorherigen ab.

Liegen diese Schritte in getrennten Papierdokumenten, geht der Zusammenhang verloren. Bei der Endabnahme fehlt die Liste aus der Vorabnahme, beim Einzug weiß niemand mehr, welche Mängel beim Auszug festgestellt und welche davon behoben wurden.

Sind alle Vorgänge am selben Objekt hinterlegt, entsteht dagegen eine durchgehende Historie. Wer die Endabnahme öffnet, sieht die Vorabnahme mitsamt Fotos und hakt nur noch ab. Das spart nicht nur Zeit, es verkürzt vor allem die Leerstandsdauer, weil offene Punkte nicht erst im Büro auffallen.

Ein Übergabeprotokoll enthält Namen, Adressen, Unterschriften und Fotos aus Privatwohnungen. Das ist sensibler als die meisten Daten, die eine Verwaltung sonst verarbeitet.

Cloud-Lösungen beantworten diese Frage mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag. Das ist zulässig, verlagert aber die Verantwortung nur vertraglich, die Daten liegen trotzdem beim Anbieter.

eMODAT lässt sich alternativ vollständig auf Ihren eigenen Servern betreiben. Dann verlassen die Mieterdaten Ihr Haus nicht, und die Datenschutzfrage ist nicht durch eine Klausel gelöst, sondern durch die Architektur. Wer es einfacher möchte, nutzt die Online-Edition mit verschlüsselter Übertragung.