Protokoll vor Ort fertigstellen
Zustand Raum für Raum auf Tablet oder Smartphone erfassen, geführt statt frei getextet. Der Termin endet mit einem fertigen Protokoll, nicht mit einem Stapel Notizen.
Digitale Wohnungsübergabe für die Wohnungswirtschaft
Wohnungsübergabe.
Wohnungsübergabe.
Ohne Papier.
Ohne Nacharbeit.
Erfassen Sie Zustand, Mängel und Zählerstände direkt vor Ort auf dem Tablet, mit Fotos und den Unterschriften beider Parteien. Das fertige Wohnungsübergabeprotokoll als PDF liegt in der Hausverwaltung, bevor Sie das Treppenhaus verlassen haben.
- Protokoll direkt in der Wohnung fertigstellen
- Fotos & Unterschriften beider Parteien im Formular
- Anbindung an Ihre Hausverwaltungs-Datenbank
- Offline nutzbar, synchronisiert automatisch
- PDF-Protokoll ohne Nacharbeit im Büro
- On-Premise möglich. Daten bleiben im eigenen Haus
Grundlagen
Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Das Wohnungsübergabeprotokoll, je nach Blickwinkel auch Wohnungsabnahmeprotokoll genannt, hält fest, in welchem Zustand eine Wohnung den Besitzer wechselt. Es dokumentiert jeden Raum, jeden Mangel, die Zählerstände und die Zahl der übergebenen Schlüssel, und wird von beiden Parteien unterschrieben.
Rechtlich vorgeschrieben ist es nicht. Beim Auszug entscheidet es aber regelmäßig darüber, wer für einen Schaden aufkommt und ob die Kaution einbehalten werden darf. Ohne belastbares Protokoll steht am Ende Aussage gegen Aussage, und die Beweislast liegt typischerweise dort, wo man sie nicht haben möchte.
Auf Papier ist genau das der Schwachpunkt: unleserliche Einträge, fehlende Fotos, Kopien, die nie im Büro ankommen. Digital erfasst, ist das Protokoll vollständig, sofort auswertbar und für beide Seiten identisch, noch am Übergabetermin.
Auf Papier
Mit eMODAT digital
Formular ausdrucken, Klemmbrett mitnehmen
Objekt und Mieter aus der Verwaltungssoftware laden
Mängel handschriftlich beschreiben
Mangel antippen, Foto direkt anhängen
Kopie später einscannen und ablegen
PDF entsteht automatisch und geht sofort raus
Unleserliche Notizen im Streitfall
Strukturierte Daten, auswertbar per Excel-Export
Funktionen
Alles, was eine Übergabe braucht, in einer App
Kein Sammelsurium aus Papierformular, Handykamera und Excel-Liste. Ein Werkzeug für den gesamten Ablauf, von der Terminvorbereitung bis zum verteilten PDF.
Fotos & Unterschriften beider Parteien
Jeder Mangel bekommt sein Bild, jede Übergabe die Unterschriften von Mieter und Verwaltung, direkt im Formular erfasst und fest im Protokoll verankert.
Anbindung an Ihre HV-Datenbank
Objekte, Wohnungen und Mieter kommen per Lookup aus Ihrem Bestandssystem. Oracle, MS SQL oder MySQL. Anmeldung wahlweise über Active Directory / SSO.
Offline mit Auto-Sync
Kein Empfang im Keller oder im leerstehenden Neubau? Alles wird lokal gespeichert und synchronisiert automatisch, sobald wieder Verbindung besteht.
Automatisches PDF-Protokoll
Das unterschriebene Protokoll entsteht automatisch als PDF und geht an alle Beteiligten. Zusätzlich per Excel-Export auswertbar, ohne Abtippen im Büro.
Formulare selbst anpassen
Einzug, Auszug, Vorabnahme, Mängelprotokoll: Sie gestalten Ihre Formulare nach eigenen Vorgaben und rollen Änderungen an alle Geräte aus.
Die App
So sieht eine Übergabe in der App aus
Echte Screens aus eMODAT®, von der Anmeldung bis zum versendeten Protokoll.
Unterschrift & Versand
Beide Parteien unterschreiben auf dem Gerät, das PDF geht direkt raus, hier Seite 19 von 19 eines echten Übergabeprotokolls.
Kennzahlen im Blick
Gesendete Berichte, offene Vorgänge und Bearbeitungszeiten, live auf dem Gerät.
Anmeldung
Login am Gerät, auf Wunsch über Active Directory / SSO Ihres Hauses.
Auswertung für die Verwaltung
Alle Protokolle laufen im Backend zusammen: Wie viele Übergaben sind abgeschlossen, wo hängen Vorgänge, wie lange dauert eine Abnahme im Schnitt. Auswertbar am Bildschirm oder per Excel-Export, ohne dass jemand Zahlen abtippt.
- Gesendete und offene Protokolle je Objekt
- Durchschnittliche Bearbeitungszeit
- Export nach Excel für eigene Reports
Ablauf
In fünf Schritten zum fertigen Protokoll
So läuft eine digitale Wohnungsübergabe, vom Betreten der Wohnung bis zum verteilten PDF.
- 1
Wohnung & Mieter auswählen
Objektdaten kommen per Lookup aus Ihrer Hausverwaltungs-Datenbank. Kein Abtippen, keine Zahlendreher in der Adresse.
- 2
Zustand Raum für Raum erfassen
Geführte Checkliste durch die gesamte Wohnung, inklusive Zählerstände und Schlüsselanzahl. Nichts wird vergessen.
- 3
Mängel fotografieren
Foto direkt am Mangel aufnehmen und dem Eintrag zuordnen. Aus „Kratzer im Parkett“ wird ein belastbarer Nachweis.
- 4
Beide unterschreiben
Mieter und Verwaltung unterschreiben digital auf dem Gerät. Beide Seiten bestätigen denselben Stand.
- 5
PDF automatisch an die Hausverwaltung
Das fertige Protokoll wird erzeugt, verteilt und abgelegt. Der Vorgang ist abgeschlossen, bevor Sie im Büro sind.
0 %
weniger Zeitaufwand bei der Dokumentation
0
zufriedene Kunden
0 %
Daten im eigenen Haus
Zielgruppen
Für alle, die Wohnungen übergeben
Vom Einzelobjekt bis zum Bestand mit tausenden Einheiten, die Formulare passen sich Ihrem Prozess an, nicht umgekehrt.
Hausverwaltungen
Übergaben standardisieren, Protokolle direkt ins Bestandssystem zurückspielen.
Mehr erfahrenWohnungsbaugesellschaften
Hunderte Wechsel im Jahr, mit einheitlichem Formular über alle Objekte hinweg.
Mehr erfahrenGenossenschaften
Nachvollziehbare Dokumentation gegenüber Mitgliedern, ohne Papierarchiv.
Mehr erfahrenFacility Management
Abnahmen, Mängel und Begehungen in einer Lösung, auch ohne Netzabdeckung.
Makler
Professionelles Protokoll beim Termin, inklusive Fotos und Unterschriften.
Soziale Träger
Klare Zustandsdokumentation bei Wohnungswechseln in betreuten Beständen.
Kundenstimmen
Was Anwender berichten
„Unsere Firma wollte effizienter und schneller werden – deshalb standardisierten wir die Abnahmen so weit wie möglich. Gelöst haben wir das mit eMODAT.“
„Durch die Formularlösung eMODAT konnten wir mit Mängelprotokollen und Checklisten für Wohnungsabnahmen den Aufwand halbieren.“
„Der größte Vorteil: Wir haben unsere Prozesse automatisiert und die Fehlerquote deutlich reduziert.“
Preise
Online-Edition oder On-Premise
Sie entscheiden, wo Ihre Daten liegen: schnell startklar in der Online-Edition oder vollständig im eigenen Rechenzentrum.
Online-Edition
Sofort einsatzbereit, abgerechnet pro Benutzer und Monat. Verschlüsselte Übertragung, Updates inklusive.
On-Premise
Läuft komplett auf Ihren Servern. Mieterdaten verlassen Ihr Haus nicht. Preis nach Aufwand: individuelles Angebot auf Anfrage.
Angebot anfordernBasis
Gratis
- 1 Benutzer
- 1 Formular
- Support
Premium
39 €
pro Benutzer / Monat
- bis 5 Benutzer
- bis 3 Formulare
- 12/7 Premium-Support
Ultimate
99 €
pro Benutzer / Monat
- Benutzer & Formulare unbegrenzt
- Lookup-Funktion
- 24/7 Ultimate-Support
Alle Preise pro Benutzer und Monat. On-Premise auf Anfrage.
Sicherheit & Datenschutz
Mieterdaten gehören Ihnen, nicht der Cloud
Ein Übergabeprotokoll enthält Namen, Adressen, Fotos aus Privatwohnungen und Unterschriften. Deshalb ist Datenschutz hier keine Fußnote, sondern Architekturentscheidung.
On-Premise
Betrieb im eigenen Rechenzentrum. Mieterdaten verlassen Ihr Haus nicht.
DSGVO-konform betreibbar
Datenschutz durch Architektur statt durch Auftragsverarbeitungs-Vertrag mit Dritten.
Verschlüsselte Übertragung
Protokolle, Fotos und Unterschriften werden verschlüsselt übermittelt.
Volle Datenhoheit
Sie bestimmen, wo Daten liegen, wer zugreift und wie lange sie aufbewahrt werden.
Ehrliche Einordnung
Wann sich das lohnt, und wann nicht
Nicht jede Organisation braucht dafür Software. Je klarer das vorher ist, desto weniger sinnlose Termine für beide Seiten.
Passt, wenn
- Sie regelmäßig übergeben, nicht ein- oder zweimal im Jahr
- die Protokollqualität heute davon abhängt, wer den Termin hatte
- Mieterdaten nicht zu einem Cloud-Anbieter sollen
- Objekt- und Mieterdaten schon in einer eigenen Datenbank liegen
- Termine dort stattfinden, wo es keinen Empfang gibt
- mehrere Standorte oder Mitarbeiter nach demselben Formular arbeiten sollen
Passt nicht, wenn
- Sie privat eine einzelne Wohnung vermieten. Ein Papierformular oder eine kostenlose Vorlage reicht, der Einrichtungsaufwand lohnt sich nicht.
- Sie als Mieter ein kostenloses Muster zum Ausdrucken suchen. Das hier ist B2B-Software, kein PDF-Download.
- Sie On-Premise wollen, aber niemanden haben, der einen Server betreut. Dann ist die Online-Edition der richtige Weg.
- Sie ein reines Self-Service-Cloud-Werkzeug erwarten. Datenbankanbindung und eigene Formulare sind ein kurzes Projekt, kein Klick.
FAQ
Häufige Fragen zum Wohnungsübergabeprotokoll
Die Fragen, die uns Hausverwaltungen und Vermieter am häufigsten stellen.
Ist ein Wohnungsübergabeprotokoll Pflicht?
Gesetzlich vorgeschrieben ist ein Übergabeprotokoll nicht, weder beim Einzug noch beim Auszug. In der Praxis ist es trotzdem unverzichtbar: Ohne Protokoll lässt sich später kaum belegen, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wurde. Genau deshalb erstellen professionelle Hausverwaltungen es bei jeder Übergabe, und deshalb sollte es sauber, vollständig und von beiden Parteien unterschrieben sein.
Was muss in ein Wohnungsübergabeprotokoll hinein?
Datum und Uhrzeit der Übergabe, die Anschrift der Wohnung, die Namen der anwesenden Personen, der Zustand jedes Raums, alle festgestellten Mängel möglichst mit Foto, die Zählerstände für Strom, Gas, Wasser und Wärme, die Anzahl der übergebenen Schlüssel sowie die Unterschriften beider Parteien. Fehlt einer dieser Punkte, verliert das Protokoll im Streitfall an Aussagekraft.
Was ist der Unterschied zwischen Wohnungsübergabeprotokoll und Wohnungsabnahmeprotokoll?
In der Sache dasselbe Dokument, nur aus unterschiedlicher Perspektive benannt. „Übergabe“ betont den Wechsel der Wohnung von einer Partei zur anderen, „Abnahme“ die Prüfung des Zustands durch Vermieter oder Hausverwaltung. Beide Begriffe werden synonym verwendet; unsere Lösung deckt Einzug, Auszug, Vorabnahme und Mängelprotokoll in einer App ab.
Ist ein digital unterschriebenes Übergabeprotokoll gültig?
Ein Übergabeprotokoll ist kein formgebundener Vertrag, sondern ein Beweisdokument. Entscheidend ist, dass beide Parteien den festgehaltenen Zustand bestätigen und beide dasselbe Dokument erhalten. Die digitale Unterschrift auf dem Tablet wird direkt im Formular erfasst, zusammen mit Zeitstempel und Fotos im PDF gespeichert und automatisch an beide Seiten verteilt, nachträgliche Änderungen sind damit deutlich schwerer als bei einem handschriftlichen Zettel.
Funktioniert die App auch ohne Internet in der Wohnung?
Ja. Leerstehende Wohnungen, Keller und Neubauten haben oft keinen Empfang. Die App arbeitet vollständig offline: Zustandserfassung, Fotos und Unterschriften werden lokal auf dem Gerät gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht. Ein Übergabetermin scheitert nie am Netz.
Lässt sich die Lösung an unsere Hausverwaltungs-Software anbinden?
Ja. Objekt-, Wohnungs- und Mieterdaten werden per Lookup direkt aus Ihrer bestehenden Datenbank gezogen, unterstützt werden unter anderem Oracle, MS SQL und MySQL. Dadurch wird bei der Übergabe nichts abgetippt, und die fertigen Protokolle laufen strukturiert in Ihre Systeme zurück. Anmeldung über Active Directory / SSO ist möglich.
Wo liegen unsere Daten, und ist das DSGVO-konform?
Sie entscheiden. In der On-Premise-Variante läuft die gesamte Lösung auf Ihren eigenen Servern, die Mieterdaten verlassen Ihr Haus nicht. Datenschutz durch Architektur statt durch Vertragsklausel. Wer es einfacher will, nutzt die Online-Edition mit verschlüsselter Übertragung. In beiden Fällen behalten Sie die volle Datenhoheit über Fotos, Protokolle und personenbezogene Angaben.
Die Angaben sind allgemeine Praxis-Hinweise und ersetzen keine Rechtsberatung. Weitere Fragen zur Software beantwortet die eMODAT-FAQ.
Bereit für die digitale Wohnungsübergabe?
Wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo, wie eine Übergabe mit eMODAT abläuft, mit Ihren Formularen und der Anbindung an Ihre Hausverwaltungs-Datenbank.