Was beim Auszug festgehalten wird
Das Auszugsprotokoll dokumentiert den Zustand der Wohnung bei Rückgabe. Es folgt derselben Systematik wie das Einzugsprotokoll, hat aber eine zusätzliche Aufgabe: Es muss den Vergleich zum Einzug ermöglichen.
Praktisch heißt das, dass beide Protokolle dieselbe Struktur haben sollten. Wer beim Einzug nach Räumen gegliedert hat, sollte das beim Auszug ebenso tun. Wer beim Einzug Fenster und Rollläden getrennt bewertet hat, sollte das beibehalten. Nur dann lassen sich die Dokumente nebeneinanderlegen und Unterschiede erkennen.
Neben dem Raumzustand gehören dazu: sämtliche Zählerstände, die vollständige Rückgabe aller Schlüssel, der Zustand mitvermieteter Ausstattung sowie Vereinbarungen über noch ausstehende Arbeiten und deren Fristen.
Schaden oder normale Abnutzung?
Diese Unterscheidung ist der häufigste Streitpunkt bei der Rückgabe, und sie wird oft im falschen Moment geführt.
Normale Abnutzung entsteht durch vertragsgemäßes Wohnen: verblasste Tapeten, Laufspuren im Teppich, kleine Druckstellen von Möbeln, übliche Gebrauchsspuren an Armaturen. Dafür zahlt der Mieter nicht, denn genau dafür zahlt er Miete. Ein Schaden dagegen geht über das übliche Maß hinaus: ein Loch in der Tür, ein Brandfleck im Boden, ein zerbrochenes Waschbecken.
Die Grenze ist im Einzelfall unscharf und hängt unter anderem von der Mietdauer ab. Genau deshalb sollte das Protokoll beschreiben statt bewerten. Ein Eintrag „Parkett Wohnzimmer, Kratzer 20 cm, unter dem Fenster, Foto 4“ ist eine Feststellung, die beide Seiten unterschreiben können. Ein Eintrag „Mieter hat Parkett beschädigt“ ist eine Schuldzuweisung, und der schnellste Weg zu einer verweigerten Unterschrift.
Die rechtliche Bewertung erfolgt später, im Büro, mit dem Einzugsprotokoll daneben. Bei der Begehung geht es nur um Tatsachen.
Kaution: worauf es ankommt
Die Kaution darf nur für berechtigte Ansprüche einbehalten werden, und diese Ansprüche muss der Vermieter belegen. Das Auszugsprotokoll allein reicht dafür nicht, erst im Zusammenspiel mit dem Einzugsprotokoll ergibt sich, ob ein Mangel neu ist.
Für Verwaltungen bedeutet das zwei Dinge. Zum einen muss das Einzugsprotokoll auffindbar sein, was bei Papierarchiven nach mehreren Jahren nicht selbstverständlich ist. Zum anderen sollten Beträge, die einbehalten werden sollen, nachvollziehbar hergeleitet werden, mit Bezug auf den konkreten Protokolleintrag und idealerweise auf einen Kostenvoranschlag.
Ein häufiger Fehler ist es, im Übergabetermin bereits Beträge zu nennen. Das erzeugt Erwartungen und Widerspruch, bevor die Sachlage geprüft wurde. Sinnvoller ist, im Protokoll festzuhalten, welche Punkte noch geprüft werden, und die Abrechnung schriftlich nachzureichen.
Wenn die Wohnung nicht besenrein ist
Kommt es bei der Rückgabe zu Streit (die Wohnung ist nicht geräumt, Schlüssel fehlen, Mängel werden bestritten), ist das Protokoll wichtiger als sonst.
Wichtig ist dann, den Zustand besonders sorgfältig zu dokumentieren, den Dissens im Protokoll ausdrücklich zu vermerken und die Übergabe wenn möglich mit einem Zeugen durchzuführen. Verweigert der Mieter die Unterschrift, wird auch das im Protokoll festgehalten, mit Datum und Grund.
Fotos sind in dieser Situation entscheidend. Sie sollten den Gesamtzustand des Raums und den konkreten Mangel zeigen, ein Detailfoto ohne räumlichen Kontext ist später schwer zuzuordnen. Digitale Protokolle lösen das, indem Foto, Raum, Position und Zeitpunkt automatisch zusammen gespeichert werden.
Häufige Fragen
Wie lange hat der Vermieter Zeit, die Kaution zurückzuzahlen?
Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht. Der Vermieter darf eine angemessene Prüfungszeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn noch eine Nebenkostenabrechnung aussteht. Für den nicht strittigen Teil der Kaution wird in der Praxis eine zügige Auszahlung erwartet. Wie lange angemessen ist, hängt vom Einzelfall ab, das ist eine Frage für die Rechtsberatung, nicht für ein Protokollformular.
Was ist, wenn beim Auszug kein Einzugsprotokoll vorliegt?
Dann fehlt der Vergleichsmaßstab. Der Vermieter kann in diesem Fall deutlich schwerer belegen, dass ein Mangel während der Mietzeit entstanden ist. Das Auszugsprotokoll sollte trotzdem sorgfältig geführt werden, es dokumentiert immerhin den Zustand bei Rückgabe und ist Grundlage für den nächsten Mieter.
Muss der Mieter beim Auszug renovieren?
Das hängt von den Vereinbarungen im Mietvertrag ab und ist eine rechtliche Frage, die nicht pauschal zu beantworten ist. Für das Protokoll gilt: Der Zustand wird dokumentiert, unabhängig davon, wer welche Arbeiten schuldet. Vereinbarungen über noch auszuführende Arbeiten gehören mit Frist ins Protokoll.
Was gilt bei fehlenden Schlüsseln?
Die Anzahl der zurückgegebenen Schlüssel gehört je Schließung ins Protokoll. Fehlt ein Schlüssel, wird das dort vermerkt. Ob und in welcher Höhe daraus ein Anspruch entsteht, etwa für einen Schließanlagentausch, ist eine Einzelfallfrage. Das Protokoll hält nur die Tatsache fest.
Kann die Übergabe auch ohne den Mieter stattfinden?
Erscheint der Mieter nicht zum Termin, sollte die Übergabe dokumentiert und die Abwesenheit im Protokoll vermerkt werden, möglichst mit Zeugen und besonders ausführlicher Fotodokumentation. Ein einseitig erstelltes Protokoll hat weniger Gewicht als ein beidseitig unterschriebenes, ist aber deutlich besser als gar keines.
Hinweis: Dieser Text gibt allgemeine Praxis-Hinweise zur Dokumentation von Wohnungsübergaben und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.