Eigene Infrastruktur
Die Anwendung läuft auf Ihren Servern. Sie bestimmen Standort, Backup-Strategie und Wartungsfenster.
Datenschutz
On-Premise: Mieterdaten, die Ihr Haus nie verlassen
Ein Übergabeprotokoll enthält Namen, Unterschriften und Fotos aus Privatwohnungen. Wer diese Daten nicht einem Cloud-Anbieter anvertrauen will, betreibt die Lösung auf eigenen Servern, mit demselben Funktionsumfang.
- Betrieb vollständig im eigenen Rechenzentrum
- Kein Auftragsverarbeitungsvertrag mit einem Cloud-Dritten nötig
- Keine Drittlandübermittlung
- Anbindung an interne Datenbanken und Active Directory
- Volle Kontrolle über Aufbewahrung und Löschung
- Individuelles Angebot nach Aufwand
Der Unterschied in Zahlen
100 %
Daten im eigenen Haus
0
externe Dienstleister in der Verarbeitungskette
Angebot
individuell nach Aufwand statt pro Benutzer
Cloud oder eigenes Haus, die ehrliche Abwägung
Die Online-Edition ist der schnellere Weg. Sie ist sofort nutzbar, kostet pro Benutzer und Monat, und um Betrieb, Backups und Updates kümmert sich jemand anders. Für viele Verwaltungen ist das genau richtig.
On-Premise ist aufwendiger. Es braucht Server, es braucht jemanden, der sie betreut, und die Einführung ist ein Projekt statt einer Anmeldung. Dafür bekommen Sie etwas, das eine Cloud-Lösung grundsätzlich nicht bieten kann: Die Daten liegen bei Ihnen.
Wir sagen das bewusst so deutlich, weil beide Wege legitim sind. Die Frage ist nicht, welcher besser ist, sondern welcher zu Ihrer Struktur passt. Wer keine eigene IT hat, sollte nicht On-Premise betreiben. Wer Mieterdaten grundsätzlich nicht außer Haus gibt, sollte nicht in die Cloud.
Was bei einem Übergabeprotokoll wirklich verarbeitet wird
Es lohnt sich, konkret zu werden. Ein Übergabeprotokoll enthält:
- Namen und Anschriften von Mietern, teilweise mit Kontaktdaten
- Unterschriften beider Parteien, biometrienahe Daten
- Fotos aus Privatwohnungen, auf denen persönliche Gegenstände sichtbar sein können
- Zählerstände, aus denen sich Rückschlüsse auf Lebensgewohnheiten ziehen lassen
- Vertragsdaten und Angaben zum Mietverhältnis
In Summe ist das ein deutlich sensiblerer Datenbestand als etwa eine Mängelmeldung an einem Gebäude. Genau deshalb stellt sich bei Übergabeprotokollen die Standortfrage schärfer als bei anderen mobilen Anwendungen.
Rechtlicher Rahmen
Bei einer Cloud-Lösung wird der Anbieter zum Auftragsverarbeiter. Das erfordert einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, eine Prüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, und bei Anbietern außerhalb der EU zusätzlich eine Absicherung der Drittlandübermittlung. All das ist machbar, aber es ist Arbeit, die regelmäßig überprüft werden muss.
Beim Betrieb im eigenen Haus entfällt diese Kette. Es gibt keinen externen Verarbeiter, weil niemand außer Ihnen Zugriff hat. Sie bleiben Verantwortlicher, und zwar ohne Zwischenstation.
Das ist der Punkt, den wir mit „DSGVO-konform betreibbar“ meinen: Die Software ermöglicht eine Architektur, in der die Datenschutzfrage strukturell gelöst ist. Ob der Betrieb dann tatsächlich konform ist, hängt weiterhin von Ihren Prozessen ab, kein Softwareanbieter kann das garantieren, und wer es behauptet, verspricht zu viel.
Aufwand und Preis
Anders als die Online-Edition wird On-Premise nicht pro Benutzer und Monat abgerechnet, sondern als individuelles Angebot auf Anfrage. Der Grund ist, dass der Aufwand stark von Ihrer Umgebung abhängt.
Relevante Faktoren sind unter anderem: Anzahl der Benutzer, gewünschte Formulare und deren Komplexität, Art und Umfang der Datenbankanbindung, Anbindung an Active Directory, sowie Anforderungen an Hochverfügbarkeit und Backup.
Deshalb beginnt ein On-Premise-Projekt mit einem technischen Gespräch, nicht mit einer Preisliste. Erst wenn klar ist, was gebraucht wird, ergibt eine Zahl Sinn.
Warum Verwaltungen sich dafür entscheiden
Datenschutz durch Architektur
Was das Haus nicht verlässt, muss nicht vertraglich abgesichert werden. Das ist die belastbarere Variante.
Volle Datenhoheit
Sie entscheiden, wer zugreift, wie lange aufbewahrt wird und wann gelöscht wird, ohne Anbieter im Weg.
Kurze Wege zur Datenbank
Die Anbindung an Oracle, MS SQL oder MySQL erfolgt im eigenen Netz, ohne Öffnung nach außen.
Eigene Sicherheitsvorgaben
Ihre Richtlinien zu Netzsegmentierung, Zugriff und Protokollierung gelten unverändert weiter.
Planbare Updates
Aktualisierungen erfolgen nach Ihrem Zeitplan, nicht nach dem eines Anbieters.
Häufige Fragen
Welche Serverumgebung wird benötigt?
Das hängt von Nutzerzahl und Anforderungen ab und klären wir im technischen Vorgespräch. Grundsätzlich läuft die Lösung in gängigen Rechenzentrumsumgebungen; die konkreten Anforderungen an Betriebssystem, Datenbank und Dimensionierung stimmen wir auf Ihre bestehende Infrastruktur ab.
Funktioniert die mobile App auch bei On-Premise-Betrieb?
Ja. Die Apps für iOS und Android arbeiten gegen Ihren Server statt gegen eine Cloud. Die Offline-Erfassung mit automatischer Synchronisation funktioniert unverändert, die Geräte synchronisieren, sobald sie Ihren Server erreichen.
Wer übernimmt Wartung und Updates?
Der Betrieb liegt bei Ihnen, die Bereitstellung von Aktualisierungen bei uns. Wie eng die Begleitung ausfällt, von reiner Lieferung bis zu vereinbarten Wartungsleistungen, ist Teil des Angebots.
Können wir später von Online auf On-Premise wechseln?
Ein Wechsel ist grundsätzlich möglich und kommt in der Praxis vor, etwa wenn eine Verwaltung wächst oder Datenschutzanforderungen steigen. Der Aufwand hängt vom Datenbestand und den genutzten Formularen ab und sollte im Vorfeld besprochen werden.
Ist On-Premise automatisch DSGVO-konform?
Nein. On-Premise beseitigt die Fragen rund um Auftragsverarbeitung und Drittlandübermittlung, weil kein externer Verarbeiter beteiligt ist. Ihre eigenen Pflichten bestehen unverändert fort: Verarbeitungsverzeichnis, Löschkonzept, Zugriffsberechtigungen, Information der Betroffenen.
Sprechen wir über Ihre Umgebung
On-Premise beginnt mit einem technischen Gespräch, nicht mit einem Vertrag. Wir schauen uns an, was Sie haben, und sagen ehrlich, ob es passt.